Comment choisir son emplacement de stand sur un salon ou congrès ?

Les entreprises qui veulent exposer sur un salon ou un congrès, doivent négocier leur emplacement dès l’inscription. Si le choix de cet emplacement est important, il y a également d’autres paramètres à considérer. Voici un point détaillé des critères qui comptent pour valoriser votre business.

Zones chaudes, zones froides : savoir se positionner

La première chose à faire est de consulter soigneusement le plan du salon, qui vous permettra notamment de repérer les ouvertures du stand. Cela permet de se situer au mieux face aux allées principales et secondaires. Il faudra ensuite étudier ce que l’on appelle les zones chaudes et froides.

Tous les salons possèdent des espaces plus en retrait, des poteaux, des zones de service, et autres lieux qui ne favorisent pas les visites : il s’agit des zones froides. Les exposants doivent donc prendre connaissance des contraintes techniques liées à la configuration des lieux. Cela permet d’éviter les emplacements isolés, fonds de salon, lieux de livraison, etc.

Pour être placé plus en vue, repérez les entrées et sorties, les grandes allées principales, les espaces animés. Les zones chaudes dépendent en effet beaucoup des animations : conférences, démonstrations, distribution de goodies, ateliers… Tous ces événements suscitent de nombreuses allées et venues. Les endroits dédiés au repos peuvent aussi avoir leur intérêt : parcourir un salon est fatigant pour les visiteurs, ces espaces drainent donc du monde en permanence.

En résumé, cherchez à être au cœur de l’action : installez votre stand d’exposition par exemple près d’une sortie, à l’intersection de deux allées, ou à un emplacement que le visiteur ne peut éviter.

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Accès aux emplacements : anticiper et s’adapter

Réserver très tôt votre stand est incontournable pour obtenir un emplacement correspondant à vos souhaits. La majeure partie des surfaces est en effet réservée d’avance d’une année à l’autre, les attributions étant accordées selon l’ancienneté puis l’ordre d’arrivée.

Vous avez ainsi intérêt à contacter l’organisateur largement à l’avance, et lui demander le plan général du salon. Deux à trois espaces sont ensuite proposés : s’ils ne vous satisfont pas, et que le salon en question n’est pas une priorité, vous pouvez demander à être tenu au courant par la suite d’un éventuel désistement. L’idéal sera de recontacter l’organisation deux mois avant l’événement : c’est au moment de clôturer les inscription que les abandons sont les plus importants. Pour une première exposition, il reste intéressant d’accepter un emplacement moyen mais qui donnera accès à plus de choix lors de l’édition suivante.

Les organisateurs proposent régulièrement un tarif early-booking pour toute inscription faite lors du salon pour l’édition suivante. Ces offres sont souvent annulables sans frais pendant les 2 à 3 mois qui suivent l’événement. Renseignez-vous sur ces dates et contacter l’organisateur à échéance afin de bénéficier des très bons emplacements qui auraient été abandonnés par les exposants.

Pour les grands salons, gardez à l’esprit que les visiteurs n’ont pas le temps de voir l’intégralité des stands. Avoir deux ou trois petits stands séparés sera alors plus pertinent qu’un seul grand espace, pour espérer attirer un maximum de clients distincts.

Comment tirer parti des flux de circulation ?

Une fois repérées les principales entrées et les allées les plus fréquentées, cherchez à savoir comment circulent les visiteurs.

Notez que les stands à l’entrée d’un salon ne sont pas systématiquement une bonne place. En plein repérage, plongés dans les plans du salon et le programme, les visiteurs sont moins attentifs à l’environnement et se déplacent plus vite.

Ils auront ensuite tendance à se diriger vers la droite plutôt que la gauche : une habitude inconsciente ancrée par nos règles de circulation routière. Sachez enfin que les extrémités de hall et les stands installés en périphérie attirent peu les visiteurs, surtout si les emplacements se trouvent en face des murs d’enceinte du salon. Il faudra s’assurer que l’organisateur a prévu des animations, placées judicieusement, afin de créer un équilibre et rendre plus attirantes ces zones froides.

Pour optimiser la fréquentation et capter l’attention des gens, une bonne piste est de repérer l’emplacement des concurrents, principalement les entreprises leaders de votre secteur. L’idée est de trouver la distance idéale pour profiter de ces stands : ni trop près, car leur attractivité peut éclipser tous leurs voisins proches, ni trop loin afin d’exploiter le chemin utilisé par l’afflux de leurs visiteurs.

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Analysez vos concurrents

Avant de contacter l’organisateur, définissez précisément vos besoins en surface, en visibilité, ainsi qu’en exposition : combien de faces et d’angles ouverts, préférences pour un îlot, etc.

Avant de concrétiser une participation à un salon, faites vos recherches sur la concurrence : quelle présentation adoptent-ils, quel type de communication autour de leurs produits et services, etc. Le standiste aura ainsi les informations nécessaires pour mettre en place un stand compétitif, qui se démarque des concurrents directs.

De nouveaux outils digitaux permettent en outre de mieux cerner les zones d’affluence sur un salon, et d’analyser les flux visiteurs et les grandes tendances. Tapis connectés ou beacons sont aujourd’hui des solutions d’aide pour choisir son emplacement idéal.

Toutes les chances de son côté

Votre objectif est d’obtenir un emplacement attrayant, avec des prestations qui retiennent l’attention des gens. Mais attention, une fréquentation élevée n’assure pas forcément des visiteurs réceptifs, et la stratégie d’implantation doit être plus élaborée.

Utilisez à votre avantage les défauts de l’emplacement attribué : un poteau de soutènement se trouve sur votre stand ? Vous pouvez vous en servir comme argument pour négocier quelques mètres carrés, mais aussi en profiter pour y fixer votre logo, vos affiches ou les couleurs de votre entreprise, pour une visibilité démultipliée.

Préparez-vous bien avant l’exposition : une visite de l’édition précédent votre participation sera l’occasion de noter quelques informations cruciales. Repérez les stands mal conçus, ceux qui manquent d’originalité ou qui au contraire vous ont marqué. Ne reproduisez pas les mêmes erreurs, et démarquez-vous de tous les autres en vous inspirant du meilleur. Veillez également à prendre en compte le niveau sonore de certains exposants (animations musicales, etc.), afin d’éviter leur voisinage direct.

Il n’y a pas de réels mauvais emplacements : des techniques marketing adaptées et le travail du standiste sont les atouts qui vont compenser les défauts d’emplacement sur un salon. Il n’y a donc pas de règle immuable sur les caractéristiques d’un bon espace : le travail fourni pour valoriser votre société primera au final sur le lieu d’exposition. Faites en sorte d’utiliser les meilleures méthodes pour créer un stand sur mesure attractif, intéressant visuellement et en terme d’informations, sur lequel les visiteurs donneront la priorité par rapport à d’autres.

Chez allostand, nous aidons les exposants à trouver facilement un standiste. Comment ? En leur permettant de comparer des prestataires correspondant à leur cahier des charge spécifique. Les exposants peuvent notamment sélectionner et solliciter des standistes en fonction de leur démarche RSE et éco-responsable. Pour plus d’information, rendez-vous sur www.allostand.fr

Romain Semptey
Cofondateur @ allostand