L’événementiel et la norme ISO 20121

L’organisation d’un salon et de tout autre évènement nécessite le déploiement d’une immense logistique qui ne doit présenter aucune faille. Son bilan carbone risque également d’être important aussi, dans une démarche éco-responsable, sa mise en œuvre peut être encadrée par la norme ISO 20121. Également baptisée norme « Organisation d’événements et développement durable », elle permet en effet aux organisateurs de mieux encadrer leur activité tout en cernant les enjeux environnementaux, économiques et humains auxquels ils pourront être confrontés.

À qui s’adresse cette norme ?

La norme ISO 20121 intervient dans un cadre managérial afin que chaque étape dans l’organisation d’un évènement soit éco-responsable et durable. En s’appuyant sur ses indications, les instances impliquées seront en mesure de déterminer les enjeux de développement durable attendu et de définir les processus qui leur permettront de contribuer à son succès tout en minimisant les impacts négatifs qui pourraient découler de sa tenue.

Elle intéresse toute personne qui intervient dans la mise en œuvre de l’évènement. Outre les organisateurs, on peut par exemple citer les cabinets de conseils, chaque standiste, les transporteurs, les sociétés de logistique (telles que les transitaires et les garde-meubles), les traiteurs, les responsables de la communication, les prestataires de service, les fournisseurs et même les pouvoirs publics des localités hôtes.

Enfin, cette norme peut être appliquée à n’importe quel type d’événement tel que les salons, les congrès, les foires, les rencontres sportives, les concerts, etc.

Les 4 axes de management prévus par cette normalisation

La norme ISO 20121 énonce 4 étapes organisationnelles qui sont : « planifier, faire, vérifier et agir ». Elle part de l’identification des personnes impliquées et de la détermination des enjeux auxquelles elles seront confrontées. Vient ensuite la mise en œuvre des ressources et de la documentation qui permettront à chacun d’atteindre ses objectifs. Des audits seront également menés pour vérifier que les actions nécessaires ont été réalisées et qu’elles ont été probantes. Enfin, elle s’achève par la mise en place de mesures correctives après le diagnostic des dysfonctionnements. Il est aussi possible d’avoir recours à une agence de certification qui accréditera que l’événement répond bien aux termes de la norme ISO 20121.

Quels sont donc les enjeux environnementaux auxquels les organisateurs peuvent être confrontés ?

La norme ISO 20121 vise avant tout à minimiser l’impact environnemental d’un événement. Elle peut être associée avec d’autres normes de qualité et environnementales pour une totale cohérence des actions qui seront menées pendant son déroulement.

Il faut savoir que les personnes qui entreront en scène sont toutes d’éventuelles pollueuses. On pense par exemple aux transporteurs qui acheminent chaque stand de même que les biens à exposer. Les allées et venues réalisées par les camions et par les participants produisent en effet une quantité conséquente de CO2 et de particules fines convergeant vers le site où le salon ou le congrès aura lieu.

L’activité sur place produit également un volume considérable de déchets. Entre les emballages et les détritus laissés par les visiteurs et les participants, le respect des règles sanitaires sur place non plus n’est pas à négliger.

Exemples d’actions à mettre en œuvre au cours d’une manifestation éco-responsable

Le transport des biens et des personnes est le premier poste polluant dans l’organisation d’un évènement. Pour réduire l’empreinte carbone du public, on l’encouragera à prendre les transports en commun. Un service dédié sera ainsi mis en place pour leur permettre de circuler aisément et agréablement.

On motivera également les participants à recycler et à valoriser leurs déchets. Des containers et des bacs spéciaux seront ainsi mis à leur disposition pour faciliter leur collecte.

On préférera aussi les vivres locaux et issus de l’agriculture durable dans la préparation des repas pour éviter que les aliments fassent un long voyage avant d’arriver sur place. Les spécialités locales seront également mis en valeur pour promouvoir la destination et pour faire découvrir des saveurs typiques aux visiteurs.

Les ressources seront de même optimisées. On privilégiera par exemple la consommation de l’eau du robinet et l’utilisation de bouteilles qui ne sont pas à usage unique. L’exploitation d’une énergie verte permettra de faire des économies et de réduire l’émission de gaz à effet de serre.

La quantité de papier utilisée sera minimisée au maximum. Autant que possible, on évitera d’imprimer les informations qui sont consultables sur un support digital.

Enfin, des agents peuvent aussi être affectés à la sensibilisation du public pour que son comportement soit conforme à cette vision éco-responsable et durable.

L’impact économique encadré par la norme ISO 20121

La tenue d’un événement peut avoir un impact économique plus ou moins important sur le territoire ou même sur le pays hôte.

Pour respecter la norme ISO 20121, des lignes budgétaires seront dressées en amont du projet. On garantira ainsi le succès et la réussite de l’évènement sans dépasser les charges prévues et sans tomber dans le gaspillage.

Pour développer l’économie de la place, on favorisera les producteurs et la main-d’œuvre locale. On aura également recours aux services de tout standiste de la région pour que chaque stand ne soit pas acheminé de loin. Autant que possible, on évitera l’achat d’équipements neufs et on optimisera les coûts en privilégiant la location de stand et de tout matériel utilisé pendant le salon.

Une dimension sociale à ne pas négliger

L’impact social entre aussi dans le cadre d’expertise de la norme ISO 20121. En aucun cas la tenue d’un événement ne devra être une source de tension ou de conflits dans la ville ou dans la région hôte. Au contraire, il doit toujours véhiculer une image positive et avoir une bonne réputation auprès du public.

Chaque action réalisée doit être respectueuse du site en ménageant ses ressources, sa communauté ainsi que son cadre de vie. L’événement doit aussi être l’occasion pour valoriser le patrimoine local et pour susciter l’intérêt des visiteurs sur ses curiosités.

Enfin, on ne négligera pas l’accessibilité aux site aux personnes handicapées et à mobilité réduite.

Chez allostand, nous aidons les exposants à trouver facilement un standiste. Comment ? En leur permettant de comparer des prestataires correspondant à leur cahier des charge spécifique. Les exposants peuvent notamment sélectionner et solliciter des standistes en fonction de leur démarche RSE et éco-responsable. Pour plus d’information, rendez-vous sur www.allostand.fr

Romain Semptey
Cofondateur @ allostand